GDPR Regulations
General Data Protection Regulation (GDPR) — Ensuring the Security and Privacy of Your Personal Data
Privacy Policy for Personal Data Processing in Accordance with the GDPR – Softgent LLC and Softgent Sp. z o.o.
In accordance with Article 13(1) and (2) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (General Data Protection Regulation – GDPR), we hereby inform you about the processing of your personal data by Softgent.
§1
Personal Data Administrators
Your personal data may be processed by:
Softgent, LLC, headquartered at 425 Town Plaza Avenue, Ponte Vedra, FL 32081, United States, phone: +1 904 902 2554.
Softgent Sp. z o.o., headquartered at ul. Budowlanych 31D/301, 80-298 Gdańsk, Poland, registered in the National Court Register under KRS number 0000674406, NIP: 9581679801, REGON: 367090912.
Depending on the nature of processing, the two entities may act as joint controllers or independent controllers.
For all data protection inquiries, contact: [email protected]
§2
Scope of Processed Data
We may process the following categories of personal data, depending on your relationship with us:
Contact form users: name, surname, e-mail address, phone number (if provided), message content.
Customers and business partners: identification and contact details of company representatives (e.g. name, e-mail, position), company registration and invoicing details.
Job candidates: data contained in CVs and application documents, such as name, contact details, education, experience, skills, and optionally submitted content (e.g. LinkedIn or GitHub profile, portfolio).
§3
Purpose and Legal Basis of Processing
Your personal data may be processed for the following purposes and on the corresponding legal bases:
| Purpose of Processing | Legal Basis |
|---|---|
| Responding to inquiries submitted via contact forms | Article 6(1)(f) GDPR – legitimate interest |
| Initiating or performing a contract | Article 6(1)(b) GDPR – performance of a contract |
| Fulfilling legal obligations | Article 6(1)(c) GDPR – legal obligation |
| Direct marketing (if consent has been given) | Article 6(1)(a) GDPR – consent |
| Establishing, pursuing or defending legal claims | Article 6(1)(f) GDPR – legitimate interest |
§4
Data Recipients
Your personal data may be shared with:
Providers of IT, cloud, and hosting services (e.g. Microsoft, Google)
Accounting, legal, and advisory service providers
Contractors and business partners – only as necessary to fulfill the purposes described above
Public authorities – if required by applicable law
Where personal data is transferred outside the European Economic Area (EEA), including to the United States, appropriate safeguards are used, such as Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission.
§5
Data Retention Period
We retain personal data only for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected:
Contact data – until the end of the correspondence or withdrawal of consent
Contract-related data – for the duration of the contract and up to 6 years thereafter
Tax and accounting data – for the legally required period (typically 5 years)
Job application data – up to 6 months after the end of the recruitment process, or longer if consent has been given
Data based on consent – until the consent is withdrawn
§6
Rights of the Data Subject
You have the right to:
Access your personal data
Rectify, delete, or restrict the processing of your data
Transfer your data (data portability)
Object to data processing
Withdraw your consent at any time (without affecting the legality of prior processing)
Lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (PUODO): https://uodo.gov.pl
§7
Voluntary Provision of Data
Providing your personal data is voluntary. However, it may be required to respond to your inquiry, enter into a contract, or participate in recruitment.
§8
Automated Decision-Making
Softgent does not engage in automated decision-making or profiling with respect to your personal data.
§9
U.S. Residents Notice
Softgent LLC does not sell personal information and does not use collected data for targeted advertising. U.S. residents may contact us at [email protected] to inquire about the personal data we process and to request access, correction, or deletion, in accordance with applicable U.S. state privacy laws.
Polityka prywatności w zarządzaniu danymi osobowymi zgodnie z RODO – Softgent LLC i Softgent Sp. z o.o.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe.
§1
Administratorzy danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych mogą być:
Softgent, LLC z siedzibą pod adresem: 425 Town Plaza Avenue, Ponte Vedra, FL 32081, Stany Zjednoczone, tel. +1 904 902 2554.
Softgent Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Budowlanych 31D/301, 80-298 Gdańsk, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000674406, NIP: 9581679801, REGON: 367090912.
W zależności od kontekstu, podmioty te mogą działać jako współadministratorzy lub jako osobni administratorzy danych.
Kontakt do obu podmiotów w sprawach ochrony danych osobowych: [email protected]
§2
Zakres przetwarzanych danych
Przetwarzamy dane osobowe w zależności od kontekstu relacji:
Użytkownicy formularza kontaktowego: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli podany), treść wiadomości.
Klienci i partnerzy biznesowi: dane identyfikacyjne i kontaktowe przedstawicieli firm (np. imię, nazwisko, e-mail, stanowisko), dane rejestrowe i rozliczeniowe firm.
Kandydaci do pracy: dane zawarte w CV i dokumentach aplikacyjnych, takie jak imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, kwalifikacje oraz – jeśli podano – linki do portfolio, GitHub, LinkedIn itp.
§3
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes |
| Nawiązanie lub realizacja umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – umowa |
| Wypełnienie obowiązków prawnych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny |
| Marketing bezpośredni (jeśli wyrażono zgodę) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda |
| Dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes |
§4
Odbiorcy danych
Dostęp do Twoich danych mogą mieć:
Dostawcy usług IT, hostingu i chmury (np. Microsoft, Google)
Podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i doradcze
Kontrahenci i partnerzy – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów
Organy publiczne – jeśli obowiązek taki wynika z przepisów prawa
Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym do Stanów Zjednoczonych, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską.
§5
Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne do realizacji celów, w jakich zostały zebrane:
Dane kontaktowe – do zakończenia korespondencji lub wycofania zgody
Dane związane z umową – przez okres obowiązywania umowy i do 6 lat po jej zakończeniu
Dane księgowe i podatkowe – zgodnie z wymogami prawa (zwykle 5 lat)
Dane kandydatów do pracy – do 6 miesięcy po zakończeniu rekrutacji, lub dłużej – jeśli została wyrażona zgoda
Dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej cofnięcia
§6
Prawa osoby, której dane dotyczą
Masz prawo do:
dostępu do swoich danych,
ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej cofnięcia),
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) – https://uodo.gov.pl
§7
Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do odpowiedzi na zapytanie, zawarcia umowy lub wzięcia udziału w rekrutacji.
§8
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Softgent nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania.
§9
Informacja dla mieszkańców Stanów Zjednoczonych
Softgent LLC nie sprzedaje danych osobowych i nie wykorzystuje ich do reklam ukierunkowanych. Osoby mieszkające w Stanach Zjednoczonych mogą skontaktować się z nami pod adresem [email protected], aby uzyskać informacje o przetwarzanych danych, a także zażądać dostępu, sprostowania lub usunięcia danych – zgodnie z obowiązującymi przepisami federalnymi i stanowymi o ochronie prywatności.
Softgent LLC przestrzega stosownych amerykańskich regulacji dotyczących prywatności, w tym wytycznych Federalnej Komisji Handlu (FTC) oraz obowiązujących przepisów stanowych, takich jak CCPA (jeśli mają zastosowanie).